تسجيل الدخول
- متابعه أعمال نظم السكرتارية والمحفوظات والقيام بتطبيق أحدث النظم .
- إقتراح خطط العمل التى تكفل حسن سير العمل بالإدارات التابعة لها .
- عقد الإجتماعات الدورية مع المسئولين فى الإدارات التابعة لها ومناقشة خطوات العمل ومشكلاته ووضع الحلول الملائمة لإنسياب العمل .
- متابعة كافة أعمال الصيانة داخل الجامعة وتشمل ( التليفونات – وسائل النقل – المقاصف ).
- رفع الروح المعنوية للعاملين بالجامعة وتنمية الروابط والعلاقات بينهم وإعداد برامج رعايتهم إجتماعياً وصحياً وترفيهياً .
- الإهتمام بحسن إستخدام المبانى الإدارية وتحقيق المستوى اللائق والنظافة والصيانة والمظهر وإضافة اللمسة الجمالية على مبانى الجامعة .
- الإشراف على دفاتر الحضور والإنصراف للعاملين بالجامعة .
- متابعة تطبيق النظم والقوانين واللوائح والقرارات المتعلقة بشئون العاملين .
- التقدم بالإقتراحات والتوصيات التى تؤدى إلى تطوير نظم العاملين .
- الإشراف على المظهر العام الخارجى والداخلى لمبانى الجامعة ليكون على الوجه اللائق.
- وضع خطط وبرامج لإعداد وتجميل المبانى من الداخل ومداخلها وتنسيقها بالأسلوب الفنى السليم .
- إقتراح وتحديد مداخل المبانى والممرات وأماكن دخول الأفراد والمركبات والإشراف على إعداد هذه المداخل بالشكل المناسب .
- تصميم وإختيار الألوان المناسبة لدهان المبانى من الداخل و الخارج بما يتناسب مع متطلبات وظروف العمل ومع الذوق السليم والإشراف على تنفيذ التصميمات ومراعاة الإلتزام بها .
- إستغلال الفراغات أمام وحول المبانى وإقتراح الوسائل المناسبة لذلك .
- تصميم اللوحات الإرشادية بما يحقق الإحتياجات التى يتطلبها العمل وكذلك إستغلال اللوحات الإرشادية لتعريف العاملين بالجامعة أو المترددين عليها بمعالم الجامعة وجوانب التطوير فيها .
- إقتراح التخطيط السليم لأنماط الأثاثات والمفروشات من مختلف المستويات وذلك لمراعاتها عند تزويد الجامعة بها .
- تصميم وتوزيع الإضاءة داخل مبانى الجامعة والإشراف عليها مع مراعاة القواعد الفنية فى الإضاءة المناسبة.
- إقتراح الأشكال الفنية المناسبة لوجهات المبانى فى المناسبات القومية والأعياد الوطنية والإشراف على تنفيذها .
- الإشراف على وسائل إستخدام المياه والكهرباء ومراقبة إستهلاكها وترشيدها .
- الإشراف على وضع التعديلات المناسبة لمبانى الوحدة وإسلوب وضع الفواصل بما يحقق الإستخدام الأمثل للمساحات المتاحة والشكل الجمالى المطلوب .
- الإشتراك فى تحديد الأسس والإحتياجات الخاصة بالجامعة عند تصميم مبانيها الجديدة .
- التحقق من نظافة المبنى وطرقاته ومرافقه وطوابقه وكذا الأثاث.
- الإشراف على صيانة المبنى وأعمال الخدمات الداخلية من حيث النظافة والمياه والكهرباء .
- الإشراف على أبنية ومرافق الجامعة للتأكد من نظافتها وصيانتها .
- الإشراف على تشغيل عمال الخدمات المعاونة لإدارة الجامعة ومراقبة أعمالهم.
- الإشراف على المقاصف والأكشاك الموجودة بالجامعة .
- إعداد كافة البيانات و التقارير الدورية والسنوية عن الأعمال المتعلقة بالخدمات الإدارية .
- إتخاذ إجراءات سداد فواتير المياه و التيار الكهربائى و إشتراك التليفونات .
- تنظيم العهد بإدارة الجامعة والإشراف عليها .
- الإشراف على تطبيق نظام الحضور والإنصراف للعاملين بالجامعة و مراجعة إخطارات حالات الغياب و التأخير ومتابعة إبلاغها إلى شئون العاملين .
- الإشراف على جميع تحركات سيارات الجامعة وكافة وسائل النقل الأخرى وإمساك سجل كل سيارة نقل يتضمن بيانات عنها وعن مدى صلاحيتها فنياً للتشغيل .
- مراقبة ضبط وإستهلاك سيارات النقل من البنزين والوقود وخلافه وإمساك السجلات اللازمة لذلك.
- تطبيق التعليمات واللوائح المنظمة لعملية إستخدام سيارات النقل الحكومية ووسائل النقل الأخرى .
- إستخراج رخص السائقين والسيارات والعمل على تحديدها وإستخدام السجلات اللازمة لذلك
- إمساك دفاتر خطوط سير النقل وسجل لرصد المأموريات يومياً وسجلات حوادث المركبات المختلفة وإمساك حسابات المشتركين .
- القيام بأعمال الصيانة اليومية وإتخاذ إجراءات الصيانة العامة والدورية للسيارات سواء بورش الجامعة أو بالخارج .
- إعداد كافة التقارير عن نشاط تشغيل وسائل النقل المختلفة .
- الإشتراك فى إتخاذ إجراءات تأجير سيارات الجامعة ومتابعة تحصيل إيجارها .
تلقى جميع البريد الوارد للجامعة وقيده بالسجلات والبريد الصادر وتصديره بعد قيده بالسجلات الخاصة بذلك.
تخصيص سجلات المكاتبات السرية الواردة أو الخاصة أو المعنية بالإسم وقيدها دون فتحها وتسليمها للجهة المختصة على سركي خاص .
تلقى شيكات و أذون الصرف الواردة للجامعة وقيدها بالسجلات الخاصة بذلك وتسليمها للجهة المختصة.
تسليم الشيكات و أذون الصرف من إدارة الحسابات وقيدها بالسجلات الخاصة بذلك وتصديرها.
إنشاء البطاقات الخاصة بالملفات المحفوظة وتنسيقها .
تسليم الملفات التى تطلبها الإدارات المختلفة وحفظ الأوراق التى إنتهى العمل بها فى ملفاتها.
قيد المحفوظات المسلمة لغرفة الحفظ مع مراعاة الفصل بين أنواع المحفوظات المختلفة ومراجعتها والتأكد من سلامتها .
إمساك السجلات الخاصة لمحتويات الغرف وتخصيص أجزاء منها لكل أنواع المحفوظات أو تخصيص سجل لكل نوع .
العمل على تتبع سلامة وتوزيع الحفظ بدون نقص .
تطبيق لائحة المحفوظات من ناحية محتويات الغرف والفرز السنوى للمحفوظات المستغنى عنها والتصرف فيها .
تطبيق جدول مدد الحفظ المعتمدة للائحة الموضوعة .
الإدارة العامة لشئون الأفراد وتختص بما يلى:-
الإشتراك فى إعداد مشروع موازنة وظائف شئون العاملين وإتخاذ إجراءات تنفيذها بعد إعتمادها.
إدارة شئون أعضاء هيئة التدريس وتختص بما يلى:-
- إعداد مشروع الموازنة للوظائف وإتخاذ إجراءات تنفيذ ميزانية الوظائف الشاغرة وحصر الدرجات الخالية فى مختلف الدرجات .
- إجراء عمل إعلان عن الوظائف الشاغرة للكليات والفروع طبقاً للإحتياجات المبلغ عنها وإستيفاء إجراء الترشيح وإستصدار قرارات التعين أو الندب .
إدارة شئون العاملين ( كادر عام ) وتختص بما يلى:-
- الإشتراك في إعداد مشروع موازنة وظائف الكادر العام وإتخاذ إجراءات تنفيذها بعد إعتمادها.
- مراجعة الإجراءات الخاصة بالإعلان عن وظائف الكادر العام الشاغرة وإجراءات ترشيح العاملين لشغل الوظائف وإستصدار قرارات التعيين والتكليف والترقية ومنح العلاوات .
إدارة الإستحقاقات ويختص بما يلى:- - إعداد كشوف الإستحقاقات والأجور الإضافية والمكافأت وإمساك السجلات المتعلقة بذلك.
- تنفيذ القرارات المتعلقة بإستحقاقات أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة والعاملين نتيجة تسويات أو تنفيذا لأحكام قضائية .
إدارة التأمين والمعاشات ويختص بما يلى:-
- إجراء الإستقطاعات من المرتبات ومراعاة سدادها وفقاً للقرارات والقوانين الصادرة فى هذا الشأن.
- إجراء تسويات الضرائب السنوية وتنفيذ قوانين الضرائب المعمول بها .
- إجراء كافة المكافأت الخاصة بالعمالة الموسمية والمؤقتين بالجامعة .
- إجراء وتحويل مستحقات الشركات المتعاقدة مع الجامعة .
- تطوير برامج الحاسب الآلى الخاصة بالأجور والماهيات .
- إنهاء أعمال الأجور المتغيرة بكل أشكالها .
- متابعة سداد حصة الحكومة وحصة العاملين من قيمة الإدخار و أقساط الإستبدالات للهيئة العامة للتأمين والمعاشات .
- متابعة إجراءات تسوية معاشات ومكأفات أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم، وإجراء التعديلات اللازمة طبقاً للقوانين الخاصة بالمعاشات وما يطرأ عليها من تعديلات وإخطار أصحاب الشأن والجهات المختصة بتلك التعديلات .
إدارة وثائق الخدمة ويختص بما يلى:- - الإشراف على إتخاذ إجراءات صرف المعاشات الشهرية لمن ينطبق عليهم الكادر الخاص والكادر العام، وكذلك إجراء صرف السلف إلى حساب المعاش والإستبدالات و قروض بنك ناصر.
- الإشراف على إتخاذ الإجراءات اللازمة فى حالات الإصابات أثناء العمل و صرف مصاريف الوفاة .
- متابعة جميع إجراءات ضم مدد الخدمة السابقة فى المعاش و تحرير الإستمارات الخاصة بها وإبلاغ الجهات المختصة .
- مراجعة جميع السجلات المتعلقة بالتأمين والمعاشات ومكافأة نهاية الخدمة ورصد الأقساط الخاصة بالإستبدلات والمبالغ المرتدة والمدد الإعتبارية وغيرها .
- إتخاذ إجراءات ورصد إشتراكات التأمين والمعاشات والأقساط الخاصة بها وإتخاذ إجراءات صرفها .
- تنفيذ طلبات الإستبدالات طبقاً للشروط التى تنص عليها القوانين والقرارات .
- إتخاذ الإجراءات اللازمة نحو ضم قيمة أقساط الإستبدال بعد ورود ما يفيد قيمة المبالغ التى صرفت للمستبدل من حصة التأمين والمعاشات ومتابعة الخصم شهرياً .
- إتخاذ الإجراءات الخاصة بتحويل الإحتياطى من القطاع الخاص أو العام ( الهيئة العامة للتأمينات الإجتماعية ).
- مراجعة محتويات ملفات المعاش للذين إنتهت مدة خدمتهم لبلوغ السن القانونية أو الإستقالة أو الفصل أو الوفاة .
- إتخاذ إجراءات حصر الورثة بالنسبة للمتوفين و تقدير المعاش و توزيعه على الورثة وإتخاذ إجراءات صرفها شهرياً .
- صرف منحة الثلاثة شهور بالنسبة لأصحاب المعاشات ومنحة الزواج بالنسبة للبنات
- إتخاذ إجراءات صرف تعويض إصابة العمل للمستحقين طبقاً لنسبة العجز التى يحددها القومسيون الطبى المختص .
- إجراء اللازم فى شأن ضم المدد الإعتبارية وحساب للمبالغ المطلوبة طبقاً للقوانين المختلفة وتحديد قيمة الخصم ومراجعة الكشوف الواردة من الكليات المتضمنة تنفيذ خصم أقساط المدد الإعتبارية .
- إجراء اللازم نحو ضم المدد المضاعفة فى المعاش ( مدد الحرب ) .
- حفظ ملفات الخدمة وإرفاق الوثائق والقرارات والبيانات المتعلقة بشاغلى وظائف الكادر الخاص و الكادر العام بملفاتهم الشخصية .
- إستكمال صحائف الأحوال بحيث تكون فيه بطاقة الحالة من واقع الملف وإثبات التغيرات التي تطرأ عليها.
- إمساك سجل الأعمار وإعداد الكشوف الخاصة بالذين بلغوا السن القانونية للإحالة للمعاش وإبلاغها لوحدة شئون هيئة التدريس ووحدة شئون العاملين قبل الموعد المحدد بوقت كافى.
- إنهاء أعمال التجنيد الخاصة بالكادر الخاص والكادر العام.
- القيام بإستكمال إجراءات الذمة المالية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعة.
- إعداد وتقديم البيانات التى تطلب عن أعضاء هيئة التدريس أو العاملين من واقع ملفات الخدمة
- مراجعة التسويات وضم مدد الخدمة وإجراءات تنفيذ ومحو الجزاءات وإنهاء الخدمة .
- إعداد ومتابعة تنفيذ قرارات الندب والإعارة والنقل والبعثات والتجنيد والأجازات وغيرها .
- مراجعة ملفات الخدمة وسجلات الأحوال ومتابعة إستيفائها .
- تجميع وإعداد موضوعات لجنة شئون العاملين وإتخاذ تنفيذ قراراتها .
- متابعة إستيفاء إقرارات الذمة المالية والتقارير السنوية للعاملين .
- القيام بتجميع كافة القوانين والقرارات واللوائح والفتاوى والتعليمات المتعلقة بشئون العاملين بالكادر العام .
- تنفيذ قرارات إنهاء الخدمة سواء بالفصل أو الاقالة وإخطار الجهات المختصة بحالات الوفاة أثناء الخدمة .
- إمساك سجلات الأقدمية وإعداد كشوف المستحقين للعلاوات وكشوف المستحقين للترقية وتنفيذ قرارتها طبقاً لمحضر لجنة شئون العاملين .
- تسجيل التقارير السنوية الموضوعة للعاملين بالسجل الخاص بذلك وعرضها علي لجنة شئون العاملين في الموعد القانونى وإتخاذ الإجراءات التنفيذية المترتبة علي ذلك
- إجراء تسويات حالات العاملين وفقاً للقوانين والقرارات والأحكام القضائية .
- إستصدار قرارات الجزاءات وتنفيذ الأحكام التأديبية على العاملين .
- حفظ ملفات الخدمة وإرفاق الوثائق والقرارات والبيانات المتعلقة بشاغلى وظائف الكادر العام بملفاتهم الشخصية .
- إستكمال صحائف الأحوال بحيث تكون فيه بطاقة الحالة من واقع الملف وإثبات التغييرات التى تطرأ عليها .
- إمساك سجل الأعمار وإعداد الكشوف الخاصة بالذين بلغوا السن القانونية .
- إعداد وتقديم البيانات التى تطلب عن العاملين من واقع ملفات الخدمة .
- مراجعه كشوف المستحقين للعلاوات وتنفيذ قراراتها وإجراء التسويات اللازمة وفقاً للقوانين والقرارات والأحكام القضائية .
- تنفيذ الأحكام التأديبية الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والمعيدين وإتخاذ الإجراءات المترتبة عليها.
- مراجعة وتنفيذ قرارات الندب والإعارة والنقل والبعثات والتجنيد والأجازات وغيرها طبقاً للقواعد والتعليمات المتعلقة بها .
- حفظ ملفات الخدمة وترتيبها وحفظها فى الأماكن المخصصة لها .
- إرفاق الأوراق والقرارات والبيانات المتعلقة بشئون هيئة التدريس بملفاتهم الشخصية
- إستكمال صحائف الأحوال من البطاقات الخاصة بذلك على أن تكون الصحيفة مطابقة للحالة من واقع ملف الخدمة وإثبات التغيرات التى تطرأ عليها.
- تقديم البيانات التى تطلب من أعضاء هيئة التدريس والمعيدين من واقع ملفات الخدمة لكافة الجهات المعنية .
- إمساك سجل الأعمار وتجديد الكشوف الخاصة بالذين بلغوا السن القانونى.
- مراجعة الإجراءات الخاصة بالإعلان عن وظائف الكادر الخاص والعام الشاغرة وإتخاذ إجراءات ترشيح أعضاء هيئة التدريس والعاملين لشغل الوظائف وإستصدار قرارات التعيين والتكليف والترقية ومنح العلاوات .
- مراجعه التسويات وضم مدد الخدمة وإجراءات تنفيذ ومحو الجزاءات وإنهاء الخدمة .
- تجميع وإعداد موضوعات لجنة شئون العاملين وإتخاذ كافة الإجراءات لتنفيذ قراراتها .
- متابعه إستيفاء قرارات الذمة المالية والتقارير السنوية للعاملين .
- القيام بتجميع كافة القوانين والقرارات واللوائح والفتاوى والتعليمات المتعلقة بشئون الكادر العام والخاص .
- تنفيذ قرارات إنهاء الخدمة سواء بالفصل أو الإحالة للمعاش أو الإستقالة وإخطار الجهات المختصة بحالات الوفاة أثناء الخدمة .
- القيام بكافة الأعمال المتعلقة بحالات الإصابة أثناء العمل .
- متابعة إعداد كشوف الإستحقاقات والأجور الإضافية والمكافأت التشجيعية لأعضاء هيئة التدريس و العاملين ومتابعة السجلات المتعلقة بذلك .
- متابعة تنفيذ القرارات المتعلقة بإستحقاقات العاملين وهيئة التدريس نتيجة تسويات أو تنفيذ لأحكام قضائية .
- متابعة إجراء تسويات الضرائب السنوية وتنفيذ قوانين الضرائب المعمول بها .
- حفظ ومراجعة ملفات الخدمة وإرفاق الوثائق والقرارات والبيانات المتعلقة بشاغلى وظائف الكادر العام والخاص بملفاتهم الشخصية .
- إستكمال صحائف الأحوال بحيث تكون بطاقة الحالة من واقع الملف وإثبات التغيرات التى تطرأ عليه .
- تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات والتعليمات الخاصة بالعاملين وذلك من حيث الندب والإعارة والنقل وإنهاء الخدمة وإتخاذ الإجراءات اللازمة لذلك .
وتتكون الإدارة العامة للشئون الهندسية من:-
1- إدارة متابعة تنفيذ الإنشاءات وتختص بما يلي:-
- دراسة إحتياجات الجامعة من الأراضى والمبانى بعد تجميع إقتراحات الكليات والمعاهد والفروع
- تحضير التصميمات اللازمة للمشروعات الإنشائية والتعديلات التى تتطلبها المبانى وكذلك التصميمات الهندسية.
2- إدارة الترميمات والصيانة والورش وتختص بما يلي:-
- القيام بأعمال الفحص الدورى لكافة مبانى الجامعة ومنشأتها المختلفة وما بها من تركيبات صحية وكهربائية وكذلك الأفران والغلايات وحجرات التبريد والتكييف وكافة الأجهزة الأخرى وتولى صيانتها.
- تصنيع بعض أنواع الأثاثات والمكاتب لجميع وحدات الجامعة .
3-إدارة الحملة الميكانيكية وتختص بما يلي:- - الإشراف على أعمال التشغيل والصيانة للسيارات.
- متابعة إجراء البحوث اللازمة لرفع مستوى الكفاءة الإنتاجية.
- الإشراف على تدبير المهمات والخامات وقطع الغيار والعدد والآلات اللازمة لرفع مستوى التشغيل والصيانة.
- وضع الحلول المناسبة لما يصادفه من عقبات فى أعمال الإدارة.
- العمل على توفير العدد المناسب للسيارات بالمواصفات التى يتطلبها العمل.
- القيام بأعمال صيانة وسائل النقل بالإدارة العامة بالجامعة .
- القيام بأعمال صيانة وترميم أثاث الجامعة ومبانيها وفروعها .
- القيام بالإجراءات اللازمة لحفظ الخرائط الهندسية المختلفة .
- القيام بأعمال سكرتارية لجنة المنشات الجامعية .
- الإشراف الفنى على تنفيذ إقامة المنشات الجامعية لإتخاذ إجراءات إستلامها وتقديم التقارير الدورية اللازمة وإعداد المستخلصات المالية المتعلقة بها .
- القيام بتنفيذ أعمال تجهيزات المبانى من الأدوات الميكانيكية المختلفة كالمصاعد والغلايات وأجهزة التكييف وأدوات التدفئة المختلفة وكذلك الأدوات الكهربائية المختلفة اللازمة لها بالإدارة العامة والكليات والمعاهد التابعة لها .
- القيام بتنفيذ أعمال التليفونات والمياه والمعدات الكهربائية المختلفة .
- الإشراف على كافة التقسيمات التنظيمية المكونة للإدارة العامة للشئون المالية ومتابعة الإنجازات أعمالها وفقاَ لإختصاصات كل منها .
- متابعة النظم المحاسبية التى يجرى العمل عليها فى الحسابات الخاصة بما يحقق سلامة الإيرادات وصحة المصروفات بما يتماشى مع اللوائح الخاصة بهذه الحسابات وبما لا يتعارض مع القوانين واللوائح المعمول بها .
- مراجعة الأعمال الحسابية الخاصة بالقيد بالدفاتر وصرف المستحقات وإعداد الحسابات الدورية وذلك وفقاً لأحكام اللوائح والتعليمات المالية.
- مراجعة مصروفات الموازنة بكافة الاستقطاعات وحسابات البنك المركزى الأخرى المفتوح لها حسابات الجامعة وإجراء التسويات اللازمة بشأنها.
- مراجعة تحصيل الايرادات ومراقبة سداد الحسابات النقدية وإجراء التسويات الخاصة بها.
- مراجعة الأعمال المتعلقة بالتأمين والضرائب.
- مراقبة الصرف من الإعتمادات وعدم تجاوزها.
- إمساك السجلات والدفاتر اللازمة لإثبات جميع العمليات المالية وفقاً للنظم والقواعد المقررة من واقع المستندات الدالة على تلك العمليات.
- تولى الأعمال الحسابية بالنسبة للاعتمادات والأموال التى توضع تحت تصرف الجامعة.
- مراجعة الماهيات والأجور والمكافآت والمعاشات والإعانات وكافة الاستحقاقات والمصروفات.
- القيام بتحرير وقيد الشيكات والحوالات وإخطار البنك والمستفيدين وكل ما يتعلق بها من إجراءات.
- الإشتراك فى لجان فتح المظاريف فى المناقصات وإستلام التأمينات المقدمة عنه.
- إعداد الحسابات الشهرية والربع سنوية والختامية وفقا لما تقتضى به اللوائح والتعليمات المالية بالنسبة للاعتمادات الموضوعة تحت تصرف الجامعة.
- الإشراف على إعداد مشروع الموازنة بالجامعة.
- الإشراف على مشروع الموازنة العامة للجامعة وموازنة النقد الأجنبى وخطه المصروفات الاستثمارية طويلة وقصيرة الأجل وإتخاذ الإجراءات وعرضها على مجلس الجامعة وإبلاغها للجهات المعنية.
- الإشراف على مشروع توزيع اعتمادات البنود المختلفة على وحدات الجامعة وكلياتها بما يحقق إحتياجات كل منها وعرضه على السلطات المختصة لاقرارة وإبلاغه الى الجهات المعنية.
- مراجعة البيانات الشهرية الواردة من وحدات وكليات الجامعة بحالة الارتباطات والصرف بها.
- متابعة التعديلات التى تطرأ على بنود الميزانية خلال العام المالى وإبلاغ الجهات المختصة بذلك .
- الإشتراك فى إعداد مشروع الموازنة من النقد المحلى والأجنبى اللازم على مدار السنة والإشتراك فى تخصيصه وتوزيعه فى حدود اللوائح المالية.
- وتتكون الإدراة العامة للشئون المالية من:-
إدارة الموازنة وتختص بما يلى:-
- إعداد مشروع الموزانة بالجامعة.
- توزيع الإعتمادات للجامعة وكلياتها.
- إستلام البيانات الشهرية الواردة من وحدات الجامعة وكلياتها بحالة الإرتباط والصرف بها.
- تنفيذ كافة التعديلات التى تطرأ على بنود الميزانية خلال العام المالى وإبلاغ الجهات المختصة بذلك.
- إعداد الحسابات الشهرية والربع سنوية والختامية .
- إمساك السجلات والدفاتر الخاصة بالصرف من الإعتمادات المختلفة لمراعاة عدم تجاوزها.
- تولي جميع الأعمال الحسابية بالنسبة للإعتمادات والأموال التي توضع تحت تصرف الجامعة .
- دراسة طلبات التجاوز والإعتمادات الإضافية الواردة من الجهات المختلفة بالجامعة.
- إبلاغ إدارة الحسابات بالتعديلات التي تطرأ علي بنود الموازنة خلال العام المالي.
- إتخاذ الإجراءات اللازمة للحصول على موافقات السلطة المختصة بإنشاء أو إلغاء درجات مالية بالميزانية .
- تلقى منشورات وزارة المالية وكافة التعليمات المتعلقة بإعداد مشروع الموازنة سواء كان إيراداً أو مصروفاً وإبلاغها لكافة الجهات مع اصدار التوجيهات والتعليمات التفسيرية لها .
- الاشتراك مع الوحدات الحسابية المختصة فى إعداد مشروع الحساب الختامى للجامعة ووحداتها المختلفة والقيام بتحليل البيانات والمعلومات التى تحتوى عليها الحسابات وبهدف الاستفادة منها فى إعداد مشروع الموازنة لمرحلة مقبلة وعرضها على السلطة المختصة للاعتماد .
- دراسة وتحليل وموقف الصرف والارتباط على مستوى الجامعة مع تحديد معوقات وإقتراح الحلول الخاصة بها .
إدارة الحسابات وتختص بما يلى:-
- مراجعة جميع الأعمال الحسابية الخاصة بالقيد بالدفاتر وصرف المستحقات وإعداد الحسابات الدورية وذلك وفقاً لأحكام اللوائح والتعليمات المالية.
- مراجعة جميع مصروفات الموازنة بكافة القطاعات وحسابات البنك المركزي الأخري المفتوح لها حسابات الجامعة وإجراء التسويات اللازمة بشأنها.
- مراجعة تحصيل الإيرادات ومراقبة سداد الحسابات النقدية وإجراء التسويات الخاصة بها.
- مراجعة كافة الأعمال المتعلقة بالتأمين والضرائب.
- إمساك السجلات والدفاتر اللازمة لإثبات جميع العمليات المالية وفقاً للقواعد والنظم المقررة من واقع المستندات الدالة علي تلك العمليات.
- مراجعة الماهيات والأجور والمكافآت والمعاشات والإعانات وكافة الإستحقاقات والمصروفات .
- مراجعة تحصيل الإيرادات والقسائم والمتحصلات ومراقبة سداد أرصدة حساب النقدية وإجراء التسويات الخاصة بها ومراجعة دفاتر المتحصلات وذلك وفقا لأحكام قانون تنظيم الجامعات ولائحتها التنفيذية واللوائح المالية المعمول بها .
- القيام بالإجراءات الخاصة بسحب وإستلام الشيكات والحوالات الواردة.
- الاشتراك فى لجان فتح المظاريف فى المناقصات وإستلام التأمينات المقدمة وتوريدها للخزينة .
- إعداد الحسابات الدورية ( الشهرية والربع سنوية ) والختامية لما تقتضى به اللوائح والتعليمات المالية بالنسبة للإعتمادات الموضوعة تحت تصرف الجامعة .
- إعداد أضابير المستندات ومراجعتها على الاستمارة 75 ع.ح وحفظها فور إعداد الاستمارة 75ع.ح
- متابعة التسويات لأرصدة الملف المؤقتة والمبالغ المدفوعة مقدماً والإعتمادات المدفوعة بالخارج .
- تحرير مستندات صرف مستحقات الضرائب والنفقة المحددة .
ادارة المراجعة ويختص بما يلي:-
- مراجعة جميع الأعمال الحسابية الخاصة بالقيد بالدفاتر وصرف المستحقات وإعداد الحسابات الدورية وذلك وفقا لأحكام اللوائح والتعليمات المالية.
- مراجعة جميع مصروفات الموازنة بكافة القطاعات وحسابات البنك المركزي الأخرى المفتوح لها حسابات الجامعة وإجراء التسويات اللازمة بشأنها.
- مراجعة تحصيل الإيرادات ومراقبة سداد الحسابات النقدية وإجراء التسويات الخاصة بها.
- مراجعة كافة الأعمال المتعلقة بالتأمين والضرائب.
- المراجعة علي جميع إستمارات الباب الأول والثاني والثالث والرابع والخامس والسادس لجميع كليات الجامعة وإداراتها.
إدارة الحسابات الخاصة والوحدات ذات الطابع الخاص وتختص بما يلى:-
- القيام بجميع الأعمال الحسابية الخاصة بالقيد بالدفاتر والمستحقات طبقاً للوائح المعتمدة للحسابات الخاصة والوحدات ذات الطابع الخاص وإعداد الحسابات الدورية لحسابات الخزانة الموحد بالبنك المركزى .
- إمساك سجلات لجميع مصروفات الصناديق والوحدات ذات الطابع الخاص المتعلقة بكافة الاستقطاعات وحسابات البنك المركزى وإجراء التسويات اللازمة بشأنها .
- القيام بكافة الاعمال الحسابية المتعلقة بالتأمين والضرائب .
- الأشتراك فى إعداد الحسابات الشهرية والربع سنوية والختامية وفقاً لما تقتضيه اللوائح والتعليمات المالية بالنسبة للمبالغ الموجودة بحساب الخزانة الموحد بالبنك المركزى .
- تحصيل الأموال العامة التى لا تدخل فى ميزانية الجامعة مثل الرسوم والتبرعات وغيرها من الأموال التى تتضمنها ميزانية الجامعة .
- إعداد تقارير دورية عن نشاط الإدارة بما لها من طابع خاص فى التحصيل والصرف ورفعها الى السلطة المختصة.
قسم الخزينة وتختص بما يلى:-
- صرف جميع الإستحقاقات الخاصة بالعاملين داخل الجامعة .
- القيام بأعمال الصرف من السلف المستديمة وإستعاضتها طبقاً للتعليمات المالية .
- القيام بأعمال التحصيل للمبالغ الموردة للجامعة بموجب قسائم التحصيل وتحرير حوافظ التوريد .
- إستلام قيمة الأوراق المدموغة من إدارة المشتريات والمخازن وتوريد قيمتها وإخطار إدارة المشتريات والمخازن بأرقام القوائم المدون بها القيمة ورقم وتاريخ قسائم التحصيل .
- إعداد بيان كشوف المتحصلات وتوريدها للبنك فى المواعيد المقررة.
- إمساك سجل يومية الخزينة وإثبات عمليات الخزينة فى هذا السجل
إدارة مراقبة المخزون السلعي وتختص بما يلى:-
- القيام بالمراقبة على تطبيق لائحة المخازن و المشتريات و اللائحة المالية للميزانية والحسابات فيما يتعلق بأعمال المخازن و ضمان سلامة العهد .
- إجراء المطابقات بين دفاتر العهد و الفروع بالجهه بصفه دوريه و طبقاً لما تنص عليه لائحة المخازن.
- الإشتراك فى لجان الجرد ومتابعة تسوية الزيادة والعجز التى تظهر نتيجة الجرد .
- القيام بتجميع كشوف الجرد السنوى على مستوى الجامعة و القيد فى مجرودات المخازن بالسجل الخاص بذلك و إخطار الجهات المختصة فى المواعيد المقررة .
- إمساك السجلات اللازمة لمراقبة المخزون بالكمية والقيمة .
- تحديد المخزون السلعى الراكد و تصنيفه و تبويبه لبحث إمكانية إستخدامه و العمل على التخلص منها .
- إعداد التقارير الخاصه بمتابعة المخزون السلعى مع إيضاح أسباب ركوده إن وجد.
- الإشتراك مع الجهات الفنية المختصة فى تحديد معدلات الإستهلاك لكل صنف .
الإدارة العامة للمشتريات وتختص بما يلى:-
- تلقى مقترحات الجامعة وكلياتها ووحداتها المختلفة بشأن إحتياجاتها من المهمات والمعدات والأجهزة والمستلزمات المختلفة ويعد تصنيف هذه الإحتياجات بإدارة المخزون السلعى مع الإشتراك فى إعداد خطة زمنية لتوفيرها من السوق المحلى أو الإستيراد.
- القيام بكافة إجراءات التعاقد والشراء عن طريق المناقصات العامة أو الشراء بالممارسة
- الإتصال بالموردين لإتمام التوريد فى المواعيد المحددة والتأكد من أن التوريد يتم حسب الموافقات وأوامر التوريد الصادرة .
- الإشتراك فى لجان البت الخاصة بالسلع المحلية أو الأجنبية .
- إمساك السجلات اللازمة لإثبات القيد والإرتباطات وأسماء التجار المحليين .
- إستلام جميع الأصناف الواردة طبقا لأوامر التوريد اللازمة وإتخاذ إجراءات فحصها .
- إضافة كميات الأصناف الواردة إلى العهد وصرفها والتأكد من مطابقة الأرصدة على الأصناف الموجودة بالمخازن .
- تنظيم إستلام الأصناف المشتراه محلياً أو المستوردة من الخارج وتنسيقها وتخزينها بطريقة سليمة مع مراعاة إعتبارات سهولة التداول والمناولة بالمخازن .
- متابعة صرف الأصناف من المخازن وإستلام الأصناف المرتدة .
- مراجعة إجراءات قيد العهد الفرعية والشخصية وإجراءات نقلها وأى تغيرات تطرأ عليها .
- الإشتراك في لجان الجرد السنوى والدورى وتجميع كشوف الجرد وإتخاذ ما يلزم من إجراءات في شأنها
- متابعة تنفيذ ما تنص عليه لائحة المخازن والتعليمات المالية .